新卒がタスク管理に悩んでいるのをみたのでおすすめを載せる
新社会人の強敵タスク管理
新社会人の多くが経験するタスク管理の重要性。
毎日の業務に終われると付箋、メモ帳、手帳、携帯などタスクは散乱し、結局片付かないなんてことになる。
ぼくも段取りが悪いので消化しきれない時はあったが、この方法を試すようになってから格段に効率化と成果を出すことに成功したのでおすすめの方法を紹介する。
ちなみにこれをやる前は僕は日にやり忘れのタスクで先輩から5回はおこられ、挙句怒られすぎて先輩の監視からのがれるように会議室にこもっていたくらいだ。
この記事を読む人がすこしでも生産的になって成果が上がったり少しでも自己肯定感をもってほしい。
全てのタスクは目標次第
タスクというのは基本目標がないと発生しない。
どんなに小さいタスクでも目標がその後ろにはあるものだ。
まずは目標を確認することから始めよう。
例えばコピーを15時までに取ってほしいと頼まれたとする。
ここでやるべきことは目標を聞くことだ。
「このタスクですが、16時からのミーティングでつかうものですか？」
この一言が大きな差をうむ。
中にはそれくらい察しろと言われるかもしれないが、その辺はしつこく聞くしかない。
タスクの目標を依頼者と共有しておかないとズレや漏れの原因になるし、効率がものすごく悪くなるからだ。
これができたのならタスク管理は半分できたといってもおかしくない。
なぜ漏れが発生するのか
タスク漏れの発生原因は目標までの道のりが見えていない、または目標を達したいひととズレている時に発生する。
忘れていたのではなく、気が付けないというのがタスク漏れの大きな原因だ。
必要な工程を予想し確認してタスクは初めてタスクになり得る。
ここで一つ大事なことがある。
タスクをなぜ紙などにメモするのか？
それは忘れるためだ。
矛盾するかもしれないが、タスクで頭がいっぱいだといま集中しておこなわないといけないことが手につかない。
逆に集中すると何をしないといけないか抜け落ちてしまう。
つまりはタスクを中央集権的にまとめておくシステムを持つことで
脳のメモリと容量を最大限に今の作業に集中させる必要があるのだ。
外山滋比古さんや羽生名人もいうように人は忘れるからよくできているのだ。
知性と脳のメモリをタスクの暗記ごときに奪われてはいけない。 一箇所にメモしろ。
タスク管理とメリット
僕は管理するだけでなく消化にかかった時間もきにするようにしている。
これをしておくと、2つのいいことがある。
- 自分の処理の速度がわかるので段取りがつけやすくなる。
- 自分の成長や効率化の指標になる
段取り力が上がるのだ。
新人の時にありがちなのが、自分が成長したいと仕事を受けすぎて消化しきれずおわるパターン。
これをなくすにはどれくらいの粒度のタスクがどの程度の工数で終わるのか自分の指標をもつことだ。
このリサーチならこれくらいの時間である程度形にできるとか、この部分のテストにはじかんがひつようだとか
そういう指標がはっきりとした人は信頼を得やすい。
そして消化のスピードを早めるための工夫やツールの導入、反省をするためにも書き残して、消化できた時間を入れるのを強くおすすめする
おすすめ管理方法
僕がタスクを一箇所にまとめて、消化時間を一元管理するのに以下のツールを組み合わせている。
- Trello
- Togglのchrome拡張
この2つの使い方はこうだ。
Trellloには4つの看板を用意する
- バックログ
- todo
- doing
- done
これの４つについて説明していこう。 ちなみにTrelloとTogglの基本的な使い方は公式の説明を呼んでください。
バックログ
ここにはタスクになるものを雑多に入れていく。
コピー取りから資料作りまで。先を見越して確定しているタスクはすべて行動ベースにしてここに投げ込むのだ。
そうすることによってまずは自分の持っているタスクの全体像を掴む。
todo
今日やらないといけないものはここにバックログから移動させる
この時に期限と時間のかかりそうなものから上にして重要と書いたラベルをはる
こうして今日やらないといけないことを優先順位順にならべて奥のだ。
doing
ここに今から取り掛かるタスクを移動させる。
そして詳細の中にあるTogglのスタートを押してタスクに取り掛かるようにする。
こうすることでTogglに何をしていてどれくらい時間を使っているかが計測されるのだ。
ここでのポイントはDoingに入れるタスクは2つまでというルール。
割り込みがあって今のタスクを後に回すときは
Togglの STOPボタンを押してからTODOへ戻そう。
再開した時にSTARTをおすとまた記録がつく。
マルチタスクを避ける。
欲を貼ってはいけない。
Done
タスクがおわったらSTOPボタンを押してDoneへ移動させる.
これでなにをやったのか明確になるのだ。
この使い方をひたすらにするだけだ。
もしも先輩が信頼できないというのなら、ボードに追加すればなにをしているのか見られるようになるので追加すればいい。
ようはエビデンスが残って入ればいいのだ。
まとめ
- タスクは忘れるために一箇所に書き出そう。
- Trelloなど携帯からもPCからも操作できるものにタスクは集めよう
消化にかかった時間は重要な要素なので記録に残そう
TrelloとTogglの組み合わせは最強。
これで最強のPDCA人間になれるので試してみてほしい。
最後に一つ重要なのは振り返りもセットでしないと成長はしないので気をつけること
